Obchod chce nový systém, protože příprava nabídek trvá dlouho. Výroba si myslí, že problém je v neúplném zadání. Majitel vidí další investici, u které zatím není jasné, co vyřeší. Všichni popisují stejnou potíž z jiné strany.
Právě tak může začít užitečná změna ve firmě. Nejdřív je ale potřeba zjistit, kde se práce zdržuje. Jinak hrozí, že nový systém jen převezme starý problém.
Projděme si to na modelovém příkladu menší výrobní firmy. Čísla a postup níže slouží jako ukázka, jak připravit test.
Zjistěte, na co se opravdu čeká
Vezměte dvacet posledních srovnatelných poptávek. U každé zaznamenejte přijetí, doplnění podkladů, zpracování kalkulace a odeslání nabídky. Přizvěte obchodníka i člověka, který kalkulaci připravuje. Samotné datum v systému nemusí vysvětlit, proč zakázka dva dny stála.
V našem příkladu trvá odeslání nabídky typicky pět pracovních dnů. Tým při průchodu poptávek zjistí, že se velká část času ztrácí čekáním na rozměry a materiál. Samotná kalkulace je podstatně kratší. První pokus proto může spočívat ve sjednocení podkladů od zákazníka a jasném předání práce.
To je jiný úkol než „zrychlit obchod pomocí nového softwaru“. Dá se určit, kdo ho provede, co potřebuje a zda pomohl.
Vyberte změnu, kterou lze vyzkoušet v běžné práci
Pro test zvolte jeden typ zakázek a jednoho obchodníka. S výrobou se dohodnou na krátkém seznamu údajů, bez kterých nejde nabídku spočítat. U každé nové poptávky bude také jasné, kdo má podklady doplnit a kdo ji převezme dál.
Na začátku může stačit formulář a sdílený přehled. Smyslem pokusu je ověřit, zda úplné zadání a jasná odpovědnost zkrátí čekání. Pokud ano, budete mít lepší zadání pro případnou automatizaci. Pokud ne, nemusíte kvůli dalšímu pokusu předělávat celý systém.
Test by měl zahrnout i běžné komplikace: zákazník něco nedodá, kolega není v práci, poptávka se po cestě změní. Postup, který funguje jen při ideálním zadání, provozu moc neuleví.
Domluvte si výsledek i hranice testu
V modelové firmě si tým stanoví cíl: u srovnatelných zakázek dostat dobu od přijetí poptávky po odeslání nabídky z pěti pracovních dnů na tři. Vedle času bude sledovat vrácené kalkulace a práci navíc. Rychlejší nabídka s chybnou cenou by problém jen přesunula jinam.
Před spuštěním si může sepsat takové zadání:
- Rozsah: jeden typ zakázek a příštích dvacet srovnatelných poptávek.
- Změna: společný seznam potřebných údajů a určený člověk pro každý krok.
- Odpovědnost: obchodní vedoucí test řídí, obchodník s kalkulantem zapisují průběh. V kalendáři mají vyhrazený čas na přípravu i vyhodnocení.
- Měřítko: porovnat medián doby zpracování s předchozími dvaceti poptávkami; sledovat také případy, které trvaly nejdéle.
- Podmínky: nesmí přibýt chyb v kalkulaci ani se zdržet ostatní zakázky. Čas navíc věnovaný novému postupu se také započítá.
- Kontrola: po dvou týdnech zhodnotit průběh; závěr udělat po získání srovnatelných případů, ne jen podle data v kalendáři.
Dvacet poptávek není univerzální velikost vzorku. Ve firmě s různorodými zakázkami může být potřeba delší sledování nebo užší výběr. Podstatné je nesrovnávat jednoduché objednávky s náročnými projekty a nezaměnit náhodně klidnější týden za výsledek změny.
Co udělat podle výsledku
Nabídky odcházejí rychleji a chyb nepřibylo. Zkuste postup s dalším obchodníkem. Ověříte, zda funguje i bez člověka, který ho pomáhal vymýšlet. Teprve potom rozhodujte o rozšíření a automatizaci.
Čas se zkrátil, ale lidé pracují přesčas nebo přibyly opravy. Projděte, kde vznikla práce navíc. Možná je formulář příliš podrobný nebo test stojí na pozornosti jednoho kolegy, kterou dlouhodobě nemůže věnovat každé zakázce.
Výsledek se nezměnil. Vraťte se k jednotlivým případům. Pokud většina čekání stále připadá na zákazníka, další interní schvalování nepomůže. Další pokus může být společné projití zadání ještě před předáním do výroby.
Malý test nedává jistotu, že změna uspěje v celé firmě. Dává vám ale konkrétnější podklad pro další rozhodnutí než ukázka softwaru nebo pocit z dobře vedeného workshopu.
Co probrat s člověkem z jiné firmy
Do rozhovoru s jiným majitelem nebo manažerem přineste popis problému a návrh testu. Místo široké otázky na inovace se pak dá probrat třeba: „Jak jste získávali úplné zadání od zákazníků?“ nebo „Kdo u vás hlídal předání mezi obchodem a výrobou?“
Ptejte se i na velikost týmu, typ zakázek a náklady na zavedení. Právě tyto podmínky rozhodují, zda se dá zkušenost použít u vás. Pro opakovanou debatu nad vlastními rozhodnutími můžete zvážit mastermind. Pokud už řešíte financování nebo odbornou konzultaci, pomůže přehled podpory podnikání v Pardubicích.
